Bedrijfsvoering

De bedrijfsvoering moet op een eigentijdse wijze dienstbaar zijn aan de in de programma’s opgenomen doelen en prestaties. Het welslagen van de programma’s is in belangrijke mate afhankelijk van de kwaliteit van de bedrijfsvoering.

Bedrijfsvoering kan worden samengevat als het geheel van de werkzaamheden, middelen en structuren op het gebied van personeel en organisatie, informatievoorziening en automatisering, financiën, facilitaire zaken, communicatie en juridische zaken. Door toenemende aandacht voor de transparantie van het gemeentelijk handelen en hogere eisen die gesteld worden aan de producten en diensten van de gemeente, wordt de kwaliteit van de bedrijfsvoering ook een factor voor het imago van de gemeente.

Ambtelijke organisatie

Op 1 januari 2015 zijn wij formeel gestart met de nieuwe organisatie, een andere structuur en een andere manier van werken. De organisatie is terug gegaan van 10 afdelingen naar 5 eenheden en 2 stafeenheden.
Doel van de nieuwe structuur was onder andere de wendbaarheid van de organisatie te versterken. Wendbaarheid is belangrijk om de snelheid en de veelheid aan veranderingen het hoofd te kunnen bieden.
Veranderen gaat niet van vandaag op morgen maar heeft tijd nodig en gaat met pieken en dalen.
Het effect van de veranderingen zijn zo langzamerhand zichtbaar en de eerste successen worden geboekt.
Bijvoorbeeld het beter vorm krijgen van het buiten naar binnen denken, de meer resultaatgerichtheid van de organisatie is waarneembaar en het integrale denken en samenwerken is meer zichtbaar binnen de organisatie. Het programma IDEAAL, waarin de focus lag op houding- en gedragsverandering en op de nieuwe manieren van werken, heeft ondersteunend gewerkt om de gewenste veranderingen te stimuleren. In 2016 en 2017 loopt het programma IDEAAL nog door.

Het teamontwikkelingstraject van het management is afgerond, de borging van het traject is ingebed in het reguliere overleg van het management. Daarnaast zal ook in 2016 bij de start en in het najaar een teamdag georganiseerd worden.

Ook in 2015 zijn we blijven werken aan het promoten van LEAN werken in de organisatie. Het LEAN werken past in ons profiel van de ideale medewerker / manager. Het resulteert in het verkorten van de doorlooptijden, het verminderen van de werkdruk, efficiënter werken en het verbeteren van de kwaliteit van het product of de dienst. Dit alles met het doel om een betere kwaliteit van dienstverlening naar onze burgers toe te realiseren. Het directieteam heeft het doel vastgesteld dat alle medewerkers in 2019 continu en structureel aan het verbeteren zijn met behulp van het LEANteam Dalfsen. Dit LEANteam bestaat inmiddels uit 8 Lean Practitioners (Leanbegeleiders).

Voor 2015 zijn de afgesproken LEAN trajecten plus een extra traject opgepakt en afgerond en dat heeft geresulteerd in 7 geLEANde werkprocessen. Om invulling te geven aan het speerpunt om het LEAN werken ook te borgen, is extra aandacht gegeven aan de reeds geLEANde werkprocessen in de periode 2011 tot en met 2014. Hiervoor zijn evaluatie-bijeenkomsten gehouden en daarvan zijn de resultaten met de rest van de organisatie gedeeld. Verder zijn de trajecten voor 2016 ingepland.

Ziekteverzuim
Hieronder volgt een overzicht van het ziekteverzuim over de afgelopen jaren.

Het ziekteverzuimpercentage over 2015 is 3,39%. Het ziekteverzuim is ten opzichte van 2014 licht gedaald (0,47%). Ten opzichte van het landelijk gemiddelde is dit percentage laag te noemen. Directie en eenheidsmanagers monitoren het ziekteverzuim en nemen waar nodig maatregelen om het verzuim laag te houden. Door oplettend te zijn voor signalen en in een vroeg stadium met de medewerker in gesprek te gaan, kan worden voorkomen dat de medewerker door ziekte uitvalt. Over het algemeen zijn deze maatregelen maatwerk, zoals het inschakelen van de bedrijfspsycholoog, maatschappelijk werker, arbeidsdeskundige, tijdelijk aangepaste werktijden of aangepast werk.

Werkkostenregeling
Met ingang van 2015 is de werkkostenregeling ingevoerd. In het jaar 2015 is de vrije ruimte met een bedrag van € 60.000 overschreden, dit betekent een kostenpost van € 48.000 (80%). Hier tegenover staat dat de loonkosten voor raadsleden en collegeleden lager uitvallen, omdat de onkostenvergoedingen vanaf 2015 netto worden uitbetaald.

De overdracht van belastingen naar het GBLT is met ingang van 1 januari 2016 gerealiseerd.

Het onderzoek naar de samenwerking voor de onderdelen inkoop, personeels- en salarisadministratie (psa) en automatisering is de tweede fase ingegaan. In het komende jaar zal daar definitieve besluitvorming over moeten plaatsvinden.

Daarnaast vinden er gesprekken plaats met de gemeente Kampen over een verdergaande vorm van samenwerking op het gebied van Geo/vastgoed informatie.

Om de lokale economie te versterken zijn de drempelbedragen voor het onderhands en meervoudig aanbesteden in het inkoop- en aanbestedingsbeleid opgetrokken. Om te zorgen voor spreiding in opdrachten zal er binnen het domein openbare ruimte gewerkt gaan worden met groslijsten.

Nadat in 2014 het "serverpark" van de gemeente is vernieuwd, zijn in 2015 alle werkplekken opnieuw van hardware voorzien. Op alle bureaus staan nu zogenaamde "thin-clients". Deze thin-clients geven toegang tot een virtuele werkplek op de servers. Voordeel hiervan is dat het beheer van de werkplekken veel eenvoudiger is geworden. De werkplekken zijn tegelijkertijd voorzien van "single-sign-on" hardware en software, waarmee inloggen op het systeem eenvoudiger en veiliger is geworden.

Informatiebeveiliging is onder andere vanwege de gemeentelijke taken in het sociale domein nog belangrijker geworden dan voorheen. Begin 2015 is het Informatiebeveiligingsbeleid vastgesteld, later in het jaar is ook het Informatiebeveiligingsplan vastgesteld. Het Informatiebeveiligingsplan vormt de basis voor de acties die uitgevoerd moeten worden (vanaf 2016) om de informatiebeveiliging naar een hoger niveau te brengen.

Voor wat betreft de gemeentelijke informatievoorziening wordt het gegevens- en informatiebeheer steeds belangrijker. De gemeente is één van de vele partners in de keten van overheidsinstellingen. Door slim gebruik te maken van basisregistraties hoeven we als gemeente veel gegevens niet zelf vast te leggen en bij te houden, maar maken we gebruik van de registraties van andere overheden. In 2015 zijn we als gemeente aangesloten op het nieuwe handelsregister zodat we altijd beschikken over de meest actuele bedrijfsgegevens.

Ter ondersteuning van de processen in de jeugdzorg en voor de WMO is er in 2015 nieuwe software in gebruik genomen. Voor wat betreft de persoonsgegevens is deze applicatie aangesloten op het burgerzakensysteem. De verdere integratie van deze software gaat in 2016 plaats vinden.

De verdere inrichting van de databaseomgeving en de nieuwe viewer krijgt steeds meer vorm, maar is nog niet volledig afgerond. Verwacht wordt dat medio 2016 dit organisatiebreed uitgerold kan worden.
De wet Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) is per 1 januari 2016 in werking getreden. De opbouw en inrichting van een landelijk dekkend topografisch bestand blijkt inderdaad een complex project. Ongeveer 20% van de bronhouders is per 31 december 2015 aangesloten op de Landelijke Voorziening. Van het Dalfser grondgebied verzorgen wij de assemblage voor het ministerie van Economische Zaken en het Waterschap. Wij verwachten de aansluiting in het 2e kw 2016 gerealiseerd te hebben.
Zoals wij u bij de jaarrekening 2014 al meldden heeft het ministerie van Infrastructuur en Milieu de huidige inspectieplicht op de BAG opgeschort. Zij werkt nu aan een nieuwe inrichting van de kwaliteitszorg, toezicht en handhaving (KTH). In deze inrichting zal het instrument van zelfcontrole en evaluatie door de bronhouder centraal staan. Formeel zat dit naar verwachting van kracht worden in 2018. Uiteraard blijft ons college wel verantwoordelijk voor de kwaliteit van de registratie. In 2016 zullen wij hiervoor interne maatregelen uitwerken.
Aangezien het contract (inclusief hosting) met Cyclomedia niet is verlengd, zijn de panoramafoto's van 2014 en 2015 lokaal geïnstalleerd, zodat deze ook na 2015 organisatiebreed geraadpleegd kunnen worden.

Uw raad heeft in 2012 besloten tot een verbetertraject Planning en Control (P&C). Om breed inzichtelijk te krijgen welke verbetermaatregelen allemaal nodig zijn om de P&C op een hoger niveau te krijgen is in datzelfde jaar een onderzoek verricht. Dit heeft geresulteerd in een rapport met daarin 16 verbetermaatregelen. Op basis hiervan is een plan van aanpak opgesteld dat voor de jaren
2012-2015 aangeeft welke verbetermaatregel wanneer wordt opgepakt. Vanuit de raad fungeert de werkgroep Planning en Control als klankbord. Hierin zijn alle fracties vertegenwoordigd. De werkgroep komt periodiek bijeen om de voortgang te bespreken en af te stemmen in welke richting bepaalde ontwikkelingen moeten gaan. Inmiddels kan het verbetertraject als afgerond worden beschouwd. Terzake is een eindverantwoording opgesteld en besproken in de werkgroep P&C. Die eindverantwoording wordt in 2016 aan de raad aangeboden.

Belangrijke verbeteringen in 2015 zijn het 'doorklikbaar' maken van de jaarrekening 2014 en de begroting 2016. Verder is een impuls gegeven aan de periodieke voortgangsgesprekken tussen directie en eenheidsmanagers over de P&C documenten en zijn de dashboards doorontwikkeld.

Inleiding
De gemeente toetst op verschillende terreinen systematisch haar financiële organisatie en bedrijfsvoering. Bij de jaarrekening geeft de accountant een oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid. Voor rechtmatigheid geldt dat er wordt vastgesteld dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen.

Rechtmatigheid
In de Gemeentewet is vastgelegd dat het college van burgemeester en wethouders zelf periodiek de
doelmatigheid en doeltreffendheid onderzoekt van het gevoerde bestuur. Dit is uitgewerkt in de Financiële verordening van de gemeente Dalfsen.

COS 610 (Controle en overige standaarden)
Bij de gemeente Dalfsen wordt de functie van verbijzonderde interne controle niet door een gecertificeerd auditor of registeraccountant uitgevoerd. Dit betekent dat de externe accountant, minder dan voorheen, kan steunen op de bevindingen en aanvullende controles uitvoert. Hoewel de accountant de verbijzonderde interne controle als een waardevol instrument waardeert is het de ambitie van de gemeente Dalfsen om aan de COS 610 norm te voldoen.

Interne Controle en Audits

• Objectief en onafhankelijk onderzoek is het sluitstuk van het in ‘control’ zijn van een organisatie. De verbijzonderde interne controlefunctie is per 2015 overgegaan van afdeling Financiën en Belastingen naar de stafeenheid Control en Resultaat.
• Het doel van de uitvoering van de interne controle is bij te dragen aan de doelstelling van de gemeente Dalfsen om als organisatie de interne beheersing op orde te hebben. Daarvan is sprake als de organisatie zelf tijdig relevante fouten en onzekerheden signaleert en corrigeert. Dit is belangrijk voor de betrouwbaarheid van de informatie en de jaarverslaggeving op grond waarvan beleid- en beheerbeslissingen genomen worden.
• De leidraad verbijzonderde interne controle dient als kapstok voor afstemming met de externe accountant. Deze leidraad is voor de periode 2014/2015 door het college vastgesteld en hierin zijn de aard en diepgang van de audits opgenomen. Naast de eigen onderzoeken en controlemaatregelen kan ook de rekenkamer onderzoeken initiëren.
• De bevindingen uit de interne controles over 2015 geven aan waar de afwijkingen ten opzichte van de procesbeschrijvingen en de risico’s liggen. Op basis van deze bevindingen worden te nemen verbeteracties bepaald. Management en college worden periodiek geïnformeerd over de belangrijkste bevindingen.

De totale interne gemeentelijke salariskosten 2015 bedragen € 11.906.199. Dit bedrag is inclusief variabele vergoedingen. Het aantal formatieplaatsen op 31 december 2015 was 190 fte.